Cómo redactar un email de presentación y causar buena impresión

Creo que todo el mundo se pregunta ‘Cómo redactar un email de presentación’ cuando quiere hacer una buena presentación por email. La verdad es que hay muchas formas de redactar un email correctamente y causar buena impresión, yo os voy a contar como lo hago yo y que frases o técnicas uso para que mis emails sean leídos y sobre todo, respondidos.

Es importante que sepas que el email va a ser siempre el método mas impersonal para contactar con alguien, pero desgraciadamente debido a la falta de tiempo de todo el mundo, es una de los métodos menos molestos para un primer contacto.

También es la forma mas fácil de romper el hielo y de entrar a una persona sin los ‘nervios’ o ‘inseguridad’ que provoca llamar por teléfono o visitar a puerta fría.

Varias formas diferentes de escribir

Como ya te he dicho, hay varias formas de hacerlo y según quién preferirá unas u otras. Yo personalmente te voy a explicar como usar la forma ms informal que se, por que creo que cuando alguien lee un email, prefiere pensar que le están hablando de tú a tú, y no un email formal hablando de usted.

Cosas muy importantes a tener en cuenta:

  • Tutear al destinatario: tu en vez de usted
  • Corto en vez de largo
  • Preguntas que inciten a que te responda
  • En el asunto ser claro y conciso

Esta es mi forma de escribir un email, y aquí te la explico mejor para que sepas cómo redactar un email de presentación. Voy a dividirlo en cinco partes fundamentales: asunto, presentación, cuerpo del mensaje, despedida y firma.

Asunto

Fundamental que diga algo acerca del contenido del mensaje, sin escribir tipo indio ni con abreviaturas.

Asunto: Te presento ‘xxxxxxx’ ¿Cuándo te viene bien? – Esto sería un asunto de presentación de tu empresa concretando ya una cita en el asunto.

Asunto: Espero tu respuesta para concretar – En el asunto le explico que lo que quiero es concretar un cita o llamada.

Asunto: Me gustaría conocerte y presentarte algo interesante – Estoy intentando tener una cita y crear algo de interés en un asunto que no le desvelo en totalidad.

 

Presentación y primer párrafo

Yo en la presentación empiezo con un ‘Hola,’. Es lo mas informal que se sin ser brusco. A veces escribo Hola (punto y aparte) y otras veces (coma y continúo escribiendo)

Ejemplo:

Hola,

Antes que nada quería presentarme y….

Ejemplo 2:

Hola, antes que nada quería presentarme…

Son matices muy simples, pero en el primero parece mas un email preparado, y el segundo parece un email escrito personalmente. ¿Por qué? Tengo mi teoría de que si lo escribimos nosotros, por muy formal que pretendamos, siempre cometemos pequeños errores al escribir, y eso es lo que inconscientemente hace que la otra persona vea que es un email mas personalizado. Bobadas mias.

El primer párrafo debe ser muy concreto, unas dos lineas aproximadamente y donde resumas un poco algo de lo que vas a terminar de explicar. No nos enrollemos con bobadas que la otra persona no quiera leer. Al grano.

 

Cuerpo del mensaje

Aun que me gusta enrollarme y escribir largo, esto no es bueno. Los párrafos centrales deben contener la información lo mas clara y sencilla posible. Que la persona que lo reciba no tarde mas de 1 minuto en leer todo. Si puedes poner alguna negrita para resaltar algo, mejor. Parecerá muy editado pero facilitará la lectura rápida de alguien que rastrea emails en vez de leerlos.

Hay mucha gente como yo que no se para a leer todo el email, si no que lo escanea y lo lee por encima buscando la información relevante…. No es de mala educación, es de tener poco tiempo… que pena 🙁

Frases para vender. Siempre vendemos, vendemos una cita, una reunión, que nos llamen…. así que usa técnicas de venta para que te lean. Siempre habla en presente, da por sentado las cosas y nunca nunca nunca (mil nunca’s) digas que NO o hables en negativo. Recuerda que eres el mejor y tienes la total seguridad de que vas a conseguir lo que te has propuesto.

 

Despedida y cierre

Mi despedida suele ser breve y con algún guiño. Los que me leáis a menudo o recibáis mis emails lo sabréis. Con un simple:

Un saludo 😉

Hasta pronto 😉

Nos vemos 😉

Un abrazo!

Con solo eso ya tendremos un gancho con la otra persona. Es una pequeña forma de acercarnos mas a ellos. Conseguir una conexión.

 

La Firma

No pongas fotos, logos ni nada que lie a la gente. Es un error total!!!!!!!

Nombre Apellidos
Tel. XXXXX
web o email

Otra información

—–

Sebastián Gómez
Tel. 660XXXXXX (si quieres llamarme dímelo)
www.soyvendedor.com

Dirección postal.

Yo no suelo poner email por que el email está en el mensaje que mando. A menos que quiera poner otro diferente.

 

Os deseo mucha suerte con vuestros emails. Y recordad, que el email, whatsapp, facebook, teléfono o personalmente, todo son medios de venta para algo: A veces es para conseguir trabajo, otras para conseguir una reunión, otras para ligar con la chica o chico que te gusta y otras para conseguir meter una idea en la cabeza de alguien. Así que hazlo bien, perfecto, hazlo lo mejor que sepas.

Hasta pronto! 😉

Cómo usar el correo para mejorar en el trabajo

Una de las maravillas y a la vez una de las trampas que nos da la tecnología es el correo electrónico o email. Y por eso tenemos que empezar a saber cómo usar el correo para mejorar en el trabajo.

Yo, reconozco, que soy un adicto a las nuevas tecnologías y entre ellas, el email. Que por razones de trabajo se ha vuelto prácticamente un ‘tic’ que tengo con el móvil. Y además de ser un problema en si mismo, es un problema a la hora de organizar el trabajo. Por ello he ido poniéndome pautas que intento seguir a rajatabla para no dejarme nada por hacer o ningún email que deba ser contestado sin contestar.

En primer lugar, es muy importante usar un buen gestor de correos o programa, yo he trasteado testado varios y definitivamente tengo mis ganadores:

 

PRIMERO: Elige un buen programa: Los mejores programas gestores de correos para trabajar

#1 – Si usas PC (no soy de estos) tienes el Outlook que tras haber hablado con mucha gente, e incluso probar varios programas en mi oficina (donde hay algún pc) todos nos hemos decantado finalmente por Outlook de Microsoft. Y más ahora que lo han ido mejorando notablemente y es una herramienta muy potente para gestionar correos.

#2 – Si usas MAC (presente) te recomiendo muy muy por encima de las demás herramientas, Sparrow. Un ganador nato que se ha ganado un puesto entre los mejores gestores de correo que he probado. He trasteado el que viene por defecto en Mac que se llama Mail y aun que soy un firme defensor de la marca, no puedo con su gestor de correo, es malo. Muy por debajo de lo que se puede esperar de el. Antes usábamos en la oficina el Entourage, que es tipo outlook pero para los maqueros, pero no han sabido evolucionar. Y he intentado usar Thunderbird, que en algunos ordenadores aun lo uso y es muy muy NO RECOMENDABLE, sobre todo si usas mucho las funciones de buscar emails. Por lo tanto, SPARROW es el ganador y además es GRATIS! Aquí su web. Bueno, puedes comprar la versión mas actualizada, pero yo uso la Beta gratuita y va de lujo.

#3 – Si usas IPHONE (presente) también he intentado trastear con los muchos programas que hay, incluso el propio de Gmail y no hay nada mejor que el programa por defecto del iPhone. Es genial, sencillo, fácil de usar, de configurar y no da problemas.

#4 – Si usas ANDROID (espero que no lo uses, es broma :P), no puedo aconsejarte muy bien, por que ni lo uso ni lo he usado. Pero creo que el programa por defecto funciona bien, y la aplicación de Gmail también es buena, aun que para mi gusto sigue siendo muy formato web y ralentiza algunas acciones.

Como todo, me imagino que es acostumbrarse. Esto es lo que yo tengo por costumbre y te aseguro que he probado mas de 10 programas de correos en cada dispositivo. Y eso que cada vez que hago migración (ya no me pasa gracias a las funciones imap) corro el riesgo de perderlo todo y de complicarme la vida.

 

SEGUNDO: Gestiona bien tu tiempo y tus prioridades en el email

Información de última hora, el e-mail no es Dios. Siento ser yo quién te lo diga, pero debes empezar a pensar que un email no es urgencia absoluta. El que quiere urgencia absoluta, te llama. O por lo menos eso hago yo.

Por lo tanto, deja de pensar que los emails hay que contestarlos si o si y empieza a priorizar entre los que te llegan. Te explico lo que yo hago, son TRES simples pasos que ya he mecanizado.

  1. Echa un vistazo rápido a todos los emails que te han llegado: Verás mucha publicidad y sólo algo que te pueda interesar. Pero como es publi, déjalo para después. Ahora entre los que tenga algo de contenido y que se dirijan a ti de forma directa, valora lo que es para responder hoy y lo que puede dejar para después.
  2. Una vez tengas abierto los correos IMPORTANTESLéelo tranquilamente, tómate tu tiempo y responde uno a uno. Sólo los IMPORTANTES. Los demás NO LOS ABRAS!!!! Para no perder la marca de NO LEÍDO. Si lo lees por accidente, recuerda volver a marcarlo como ‘no leído’. ((ARG! Acabo de cometer el error que os digo que no cometáis, he parado de escribir para responder un email que podía esperar!!!))) Nota mental: No repetir eso.
  3. Utiliza atajos de teclado, firmas pre-diseñadas. Texto preparados, lo que se te ocurra para hacer las respuestas mas mecanizadas (si lo requieren). Aquí es fundamental que sepas que hay que automatizar. Existen herramientas (de pago y gratis) con las que puedes diseñar tus atajos de teclado, así cuando escribes por ejemplo sgm te lo transforma en Sebastián Gómez Martín. Yo lo uso con lugares concretos que tienen un nombre largo, con el email, etc. Generalmente en el iphone. (Me acabo de dar cuenta que en el nuevo sistema de OSX también funciona y está en Preferencias del Sistema – Teclado – Texto) En fin una pasada para ahorrar tiempo

 

 Resumen rápido:

  • Elegir un buen programa de correo – Yo te propongo MAC-SPARROW / PC-OUTLOOK / IPHONE-MAIL / ANDROID-CORREO
  • Gestionar los correos: Primero visualizar, Segundo leer lo importante y responder, Tercero Utilizar los atajos de teclado

Espero que te haya gustado el post, y aun que muchos de vosotros ya usareis vuestras pequeñas fórmulas, he decidido incidir en el tema por que varios de vosotros me lo habéis pedido en consultas privadas. Ahora espero que lo privado salga a la luz y escribáis en los comentarios.

Y tu, ¿Que herramientas de correo usas? Me gustaría conocer tu opinión al respecto y que compartas con nosotros tu manera de gestionar los emails para no perder productividad.

Escribe un comentario y te responderé.