Cómo usar el correo para mejorar en el trabajo

Una de las maravillas y a la vez una de las trampas que nos da la tecnología es el correo electrónico o email. Y por eso tenemos que empezar a saber cómo usar el correo para mejorar en el trabajo.

Yo, reconozco, que soy un adicto a las nuevas tecnologías y entre ellas, el email. Que por razones de trabajo se ha vuelto prácticamente un ‘tic’ que tengo con el móvil. Y además de ser un problema en si mismo, es un problema a la hora de organizar el trabajo. Por ello he ido poniéndome pautas que intento seguir a rajatabla para no dejarme nada por hacer o ningún email que deba ser contestado sin contestar.

En primer lugar, es muy importante usar un buen gestor de correos o programa, yo he trasteado testado varios y definitivamente tengo mis ganadores:

 

PRIMERO: Elige un buen programa: Los mejores programas gestores de correos para trabajar

#1 – Si usas PC (no soy de estos) tienes el Outlook que tras haber hablado con mucha gente, e incluso probar varios programas en mi oficina (donde hay algún pc) todos nos hemos decantado finalmente por Outlook de Microsoft. Y más ahora que lo han ido mejorando notablemente y es una herramienta muy potente para gestionar correos.

#2 – Si usas MAC (presente) te recomiendo muy muy por encima de las demás herramientas, Sparrow. Un ganador nato que se ha ganado un puesto entre los mejores gestores de correo que he probado. He trasteado el que viene por defecto en Mac que se llama Mail y aun que soy un firme defensor de la marca, no puedo con su gestor de correo, es malo. Muy por debajo de lo que se puede esperar de el. Antes usábamos en la oficina el Entourage, que es tipo outlook pero para los maqueros, pero no han sabido evolucionar. Y he intentado usar Thunderbird, que en algunos ordenadores aun lo uso y es muy muy NO RECOMENDABLE, sobre todo si usas mucho las funciones de buscar emails. Por lo tanto, SPARROW es el ganador y además es GRATIS! Aquí su web. Bueno, puedes comprar la versión mas actualizada, pero yo uso la Beta gratuita y va de lujo.

#3 – Si usas IPHONE (presente) también he intentado trastear con los muchos programas que hay, incluso el propio de Gmail y no hay nada mejor que el programa por defecto del iPhone. Es genial, sencillo, fácil de usar, de configurar y no da problemas.

#4 – Si usas ANDROID (espero que no lo uses, es broma :P), no puedo aconsejarte muy bien, por que ni lo uso ni lo he usado. Pero creo que el programa por defecto funciona bien, y la aplicación de Gmail también es buena, aun que para mi gusto sigue siendo muy formato web y ralentiza algunas acciones.

Como todo, me imagino que es acostumbrarse. Esto es lo que yo tengo por costumbre y te aseguro que he probado mas de 10 programas de correos en cada dispositivo. Y eso que cada vez que hago migración (ya no me pasa gracias a las funciones imap) corro el riesgo de perderlo todo y de complicarme la vida.

 

SEGUNDO: Gestiona bien tu tiempo y tus prioridades en el email

Información de última hora, el e-mail no es Dios. Siento ser yo quién te lo diga, pero debes empezar a pensar que un email no es urgencia absoluta. El que quiere urgencia absoluta, te llama. O por lo menos eso hago yo.

Por lo tanto, deja de pensar que los emails hay que contestarlos si o si y empieza a priorizar entre los que te llegan. Te explico lo que yo hago, son TRES simples pasos que ya he mecanizado.

  1. Echa un vistazo rápido a todos los emails que te han llegado: Verás mucha publicidad y sólo algo que te pueda interesar. Pero como es publi, déjalo para después. Ahora entre los que tenga algo de contenido y que se dirijan a ti de forma directa, valora lo que es para responder hoy y lo que puede dejar para después.
  2. Una vez tengas abierto los correos IMPORTANTESLéelo tranquilamente, tómate tu tiempo y responde uno a uno. Sólo los IMPORTANTES. Los demás NO LOS ABRAS!!!! Para no perder la marca de NO LEÍDO. Si lo lees por accidente, recuerda volver a marcarlo como ‘no leído’. ((ARG! Acabo de cometer el error que os digo que no cometáis, he parado de escribir para responder un email que podía esperar!!!))) Nota mental: No repetir eso.
  3. Utiliza atajos de teclado, firmas pre-diseñadas. Texto preparados, lo que se te ocurra para hacer las respuestas mas mecanizadas (si lo requieren). Aquí es fundamental que sepas que hay que automatizar. Existen herramientas (de pago y gratis) con las que puedes diseñar tus atajos de teclado, así cuando escribes por ejemplo sgm te lo transforma en Sebastián Gómez Martín. Yo lo uso con lugares concretos que tienen un nombre largo, con el email, etc. Generalmente en el iphone. (Me acabo de dar cuenta que en el nuevo sistema de OSX también funciona y está en Preferencias del Sistema – Teclado – Texto) En fin una pasada para ahorrar tiempo

 

 Resumen rápido:

  • Elegir un buen programa de correo – Yo te propongo MAC-SPARROW / PC-OUTLOOK / IPHONE-MAIL / ANDROID-CORREO
  • Gestionar los correos: Primero visualizar, Segundo leer lo importante y responder, Tercero Utilizar los atajos de teclado

Espero que te haya gustado el post, y aun que muchos de vosotros ya usareis vuestras pequeñas fórmulas, he decidido incidir en el tema por que varios de vosotros me lo habéis pedido en consultas privadas. Ahora espero que lo privado salga a la luz y escribáis en los comentarios.

Y tu, ¿Que herramientas de correo usas? Me gustaría conocer tu opinión al respecto y que compartas con nosotros tu manera de gestionar los emails para no perder productividad.

Escribe un comentario y te responderé.

Una buena herramienta para facturar y controlar tu negocio

Como ya he dicho anteriormente en otros post, tener datos y estadísticas sobre lo que haces es muy importante para poder identificar cuales son las mejores acciones que puedes repetir para aumentar los resultados, y entre ellas una de las formas de hacer esto es tener en cuenta que cobrar es parte de la venta y para ello nada mejor que una buena herramienta para facturar.

Yo desde hace años he pasado por varios sistemas de CRM, facturación, gestión de clientes. Entre ellos he pasado por algunos gratuitos y otros de pago. Y sinceramente, hasta que he dado con el que mejor me llevo, la facturación era una locura.

Por eso siempre es recomendable tener esto controlado desde el principio. Por que puede ahorrarte mucho trabajo en el futuro, sobre todo con migraciones, exportaciones e importaciones, pérdida de datos. En fin, problemas que lo único que hacen es retrasar tus buenos resultados.

Qué le tienes que pedir a un programa para que se convierta en una buena herramienta para facturar

Veo que hay varios factores clave, pero los principales son:

  • Poder usar esa herramienta desde cualquier lugar: Nunca sabes en que momento necesitas hacer un presupuestos, comprobar los datos de un cliente o emitir una factura en el momento adecuado para poder cobrar.
  • Simplicidad a la hora de usarla: La usabilidad es el factor decisivo a la hora de utilizar un programa. Si no es sencillo, fácil, intuitivo, etc. Se vuelve una complicación y a la larga lo usamos mal.
  • Económico: Que sea económico es indispensable, para una pyme, autónomo o freelance es impensable pagar miles de euros por una aplicación fantástica que te lleve las cuentas. Como hace tiempo pasaba con SAGE y no se si ahora, creo que han rectificado para adaptarse a las nuevas demandas de clientes, pero anteriormente era impensable por lo menos para mi.
  • Posibilidad de usar varios usuarios sin aumentar el coste: En algunos programas basan el precio en el número de usuarios, y a menudo a los que somos pequeños y tenemos de 1 a 5 empleados puede hacer que se nos suba mucho el precio del programa si nos limitan a uno y si queremos mas nos toca pagar un plan mas elevado.
  • Gestionar productos y proveedores: Esto es un punto esencial para automatizar, una de las cosas que mas me gustan, los procesos de creación de presupuestos, facturas, y sobre todo poder ver ventas por productos.

 

En definitiva, te recomiendo que pienses si estás utilizando un buen programa para facturar y que si no lo haces busques uno. Pero no te quedes en la era manual, hay cientos de programas gratuitos como el que yo uso (con modalidad de pago y gratuita) que te servirán y podrás adaptarlos a tu negocio y que crecerán contigo.

Para finalizar te dejo el programa que uso yo desde hace mas de 2 años y que le recomiendo a mucha gente:

Facturadirecta —-> Enlace afiliado a la página de precios y otro a la principal (si compras me llevo comisión) pero he recomendado muchos antes de tener su programa de afiliados y lo hago por que realmente me gusta la aplicación, son rápidos en atenderte y es la mejor solución que he conseguido.

Si no quieres seguir el enlace de afiliado simplemente puedes entrar en su página facturadirecta.com, obtendrás la misma información y los mismos precios.

¿Conoces algún programa con el que trabajes y que quieras que conozcamos? ¿Qué programa usas tu?

3 cosas que puedes hacer para sacar de la crisis tu negocio

El titular puede parecer un poco agresivo, y aun que no son fórmulas infalibles si que hay forma de mejorar tu situación y de poner tu negocio fuera del punto de mira de la crisis. Con las 3 cosas que puedes hacer para sacar de la crisis tu negocio, vas a tener las herramientas necesarias para volverte un vendedor 2.0 con técnicas mejoradas y diferentes a las de tus competidores.

Si piensas que para mejorar tu negocio, tiene que venir otro a hacerlo por ti o esperar a que las cosas mejoren, estás muy equivocado y tienes que cambiar 100% tu visión de la situación actual.

Los mercados van cambiando y nos hemos acostumbrado a la forma de funcionar que la mayoría de gente tiene. En primer lugar era el boom de las ventas donde sin hacer nada vendías, por lo tanto te acomodabas. Y la situación contraría es que al empeorar todo, pensábamos que esto era por la crisis mundial y dejábamos de hacer cosas por que como nosotros no podemos cambiar nada… Bien, pues esto no es así.

Y qué vamos a hacer para mejorar esto, pues seguir estos tres pasos, además de otros muchos mas que te van a dar tanto en otros blogs como este, como en este mismo blog.

Crea una lista de mailins

Para vender en el mundo de la competencia ilimitada, tenemos que tener ciertas armas que igual las tenemos ya y no las sabemos usar o igual no las hemos usado por miedo a hacerlo mal. Una de ellas es el emailing. No me refiero a hacer emailings masivos con ofertas y mas ofertas para que al final la gente se desapunte de tu lista. Hablo de emailings inteligentes.

Piensa, la gente si recibe un email tuyo diciendo algo de tu a tu, ¿lo leerá? ¿Pues entonces a que esperas? Cuéntale a tus conocidos y clientes potenciales lo que puedes ayudarles desde tu negocio. Yo utilizo dos herramientas muy fáciles de usar, una de pago y otra gratuita, pero la verdad es que la de pago es mas sencilla y simple de usar, por lo que si estás empezando puede ser una buena forma de empezar.

Hay muchos cursos para mejorar esta técnica y te aseguro que funcionan. Muchos expertos lo han probado, lo dicen y lo enseñan. Pero lo más importante es que gente como tu y como yo, vive de esto, utilizando estas herramientas. Si te interesa aprender mas sobre el email marketing te dejo un curso muy interesante aquí (Curso de email marketing)

  • Mailerlite (99€/año)
  • Mailchimp (Gratis para los primeros 2.000 suscriptores de tu lista de correo, a partir de ahi de pago)

Empieza ya, crea una lista de contactos y envía un email personalizado (o que lo parezca) y empieza a comunicarte con ellos.

 

Controla las ventas y por qué vendes

Otro factor importante es tener datos de todo lo que haces. Esto es difícil y sobre todo para las pequeñas empresas, tiendas o comercios. Pero créeme si te digo que cuántos mas datos tengas, mas fácil va a resultar mejorar los resultados.

Si ahora vendes 10 y mañana quieres vender 15, lo único que necesitas saber es ¿Qué haces para vender 10 y cómo puedo replicarlo? Conociendo estos datos podrás aumentar tus ventas de una forma lógica y premeditada. Para que el éxito sea programado y no una pura casualidad.

¿Cómo lo hago?

  • Empieza por anotar todo lo que vendes, la gente que visitas o te visitan, cuándo te dicen que si o que no y ves llevando un calendario de todo eso.
  • Dentro de un tiempo, analiza todos los datos y verás que sigues una pauta para cada venta. Es decir, no vendes por casualidad si no que vendes X de cada X que lo ven.
  • Además anota cuándo vendes por qué lo haces, que sensación te ha dado, etc. Así podrás tener una visión dentro de unos meses de que hacías bien en cada momento y podrás replicarlo.
  • Empieza a marcarte objetivos según los datos anotados.

 

Crea un blog y empieza a ganar confianza

Por último no olvides que la mejorar manera de vender, es crear confianza con tus clientes. Y para crear confianza nada mejor que charlar con tus clientes, explicarles lo que haces y enseñarles abiertamente en qué eres bueno. Una herramienta muy sencilla de hacerlo es crear un blog, empezar a escribir y lanzarte al mundo de lo virtual para captar ventas presenciales.

Y ¿Cómo lo hago si no se de que va esto?

Puedes empezar por hacer un curso para aprender a crear tu propio blog y como captar lectores, para esto te recomiendo el curso de WordPress en una semana con el que yo lanzé mi blog.

Si eres de los que le gusta todo hecho, también puedes pedir que te lo hagan, yo tengo un servicio para Crear tu blog 100% en mano, o el servicio llave en mano también que hace nuestro amigo Franck Scipion aun que con un coste un poco mas elevado igual es mas para alguien que desee un extra.

 

Espero que sigas el camino correcto y empieces a lanzar tus promociones siguiendo estos tres pasos. ¿Qué mas podemos hacer para no entrar en el remolino de la crisis? Déjanos tus comentarios y forma parte de la comunidad de vendedores.

Ah, y no se te olvide suscribirte al blog y llevarte la mini guía para vender más y mejor en menos tiempo que he preparado para ti. Abajo tienes el enlace y en el lateral también, te espero ;)

Mini píldora de fin de semana: Para vender más hay que valorar las ventas no hechas

Por fin he vuelto, después de mi compromiso de no dejar el blog ni una semana sin actualizar e intentar publicar de 2-3 veces por semana, tras el evento que he realizado esta semana y que forma parte de uno de mis trabajos, vuelvo para continuar con la dinámica de escribir 2-3 veces por semana y si se puede… mas.

Para el domingo y para empezar, quiero hablaos de un tema que me resultó muy motivante hace unas semanas; valorar las visitas, llamadas y ventas que no sale, para no desmotivarse.

Y, ¿cómo hacemos eso? 

Muy fácil, es posible que muchos de vosotros os hayáis dado cuenta de esto, pero la verdad es que yo nunca lo había pensado tan fríamente. Y simplemente consiste en tomar consciencia de que en un trabajo comercial o de ventas, no sólo debemos valorar como algo positivo haber hecho una venta, sino que podemos sacar algo bueno de todos los ‘noes’, llamadas cortadas, clientes bordes que no nos atienden, etc.

Estadísticas

Simplemente tenemos que tener tablas con estadísticas de lo que nos supone una venta. Es decir, si para conseguir una venta, tenemos que hacer 10 visitas completas, y para esas visitas completas tenemos que hacer 100 llamadas. Y al final del todo con la venta conseguimos una operación de 100 euros, quiere decir, nada mas y nada menos….. que cada vez que te cuelgan el teléfono estás ganando 1 euro, y cada vez que te dicen que no en medio de una presentación de venta, estás ganando dinero. Cada vez estas más cerca de conseguir la venta real.

Ejemplo para entenderlo:

Precio venta medio: 100€
Nº de llamadas que hay que hacer para una venta: 100 llamadas
Precio de cada llamada hecha (ganancia): 1€

¿Por qué esto? Pues simplemente es una forma de ver la parte negativa para ayudarte a continuar el camino, pero si tienes los números bien hechos, no fallarás mucho.

Ten información preparada

Para poder hacer todo esto es muy importante que valorices y midas todas las acciones de tu empresa y comerciales. Tienes que saber cada persona cuantas visitas, cuantas ventas, cuantos noes, y todo lo que puedas averiguar escribirlo en una tabla para conocer mejor tu empresa.

Ánimo y buen domingo. ¿Lo has probado? ¿Crees que funciona?

10 acciones que puedes hacer para aumentar las ventas y por qué deberías hacerlo ahora

Siempre me verás hablando de cómo aumentar las ventas, cómo atraer clientes a tu negocio. No quiero venderte humo, ni que creas que aquí encontrarás la clave para vender más sin hacer nada. Pero reconoce que somos muy cómodos y pensamos que los clientes van a venir solos a comprarnos. Y hasta donde yo se, eso no pasa.

Se que un viernes a estas horas no es momento de pensar en las ventas, pero… qué mas da, me leéis de todas partes del mundo, así que seguro que para alguno ahora es sábado por la mañana o viernes a medio día.

Cuando hablamos de aumentar las ventas podemos referirnos a varias cosas:

  1. Atraer mas clientes a mi negocio
  2. Aumentar las ventas por cliente
  3. Aumentar el importe que se gasta cada cliente
  4. Crear mas productos para atraer mas clientes

Alguno de esos puntos nos bastaría para aumentar nuestras ventas. No hace falta tenerlos todos, pero si que debemos tener alguno y sobre todo, ir poniendo en marcha a lo largo del tiempo acciones con las que consigamos nuestro objetivo, que es vender más.

Por qué debo aumentar las ventas de mi negocio si ya funciona bien

Bueno, esto es un tema que siempre nos sale a los comerciales, sobre todo cuando se visitan clientes de toda la vida del pueblo o gente que lleva 40 años en el mismo sitio y tiene ventas sistemáticas y no necesitan crear acciones para aumentar las ventas. Digo no necesitan cuando quiero decir, creen que no necesitan.

Un negocio siempre necesita pequeños estímulos para que nuestros clientes se sientan atendidos, importantes y sobre todo logremos engancharlos para que cuando venga una época mala, o abran una tienda nueva no se vayan con ellos.

Las empresas que piensan que hacer publicidad no es necesario o que el boca a boca es suficiente, tienden a la larga a desaparecer. Es posible que hoy no o mañana tampoco, pero a la larga llegará un pez pequeño que con acciones se com

convertirá en tiburón y se quedará con el mercado.

 

10 cosas que puedo hacer para aumentar las ventas de mi negocio

Después del recital y entrando en materia, aquí tienes las 10 cosas que creo más importantes para que puedas empezar a vender mas en tu negocio:

  1. Renueva tu imagen y la imagen de tu negocio: Es esencial que tu empresa tenga la frescura suficiente para despertar la curiosidad de la gente
  2. Programa un calendario de objetivos a corto, medio y largo plazo. Lo primero es organizarse y después vamos a por la presa.
  3. ¿Tienes presencia en internet? Si no la tienes, crea un blog, habla de tu negocio, de tus clientes, de cómo haces lo que haces y genera confianza. Los clientes empezarán a llegar.
  4. Utiliza técnicas de atracción para vender más a el cliente que ya ha decidido comprarte. Es decir, si ya tienes una venta, aprovecha con otras ofertas muy agresivas para que tu cliente se vaya con mas productos y aumentar tu rango de beneficio.
  5. No olvides la publicidad tradicional, aun que creas que es un gasto, realmente es una inversión. Planifica una campaña de medios, ofertas, estudia tus mercados y lánzate a conseguirlo. Puedes hacerlo barato: repartiendo tarjetas o folletos, no gastarás mas de 100 € – o puedes lanzarte a lo grande y hacer inversiones de 500-1.000 € al mes, pero empieza poco a poco. Mejor poco y constante que mucho y escaso.
  6. Regala algo de interés para tu público. Yo por ejemplo he trabajado en crear una guia para vender mas, y la regalo para que puedas disfrutarla. Es gratis y no gano nada, pero consigo la forma de mantener el contacto.
  7. Crea alianzas con otros negocios. Hay mucha gente como tu que le puede interesar participar en ideas novedosas, com por ejemplo distribuir tus productos a comisión o crear ofertas conjuntas: si compras aquí, tienes un descuento en la papelería de la esquina ;)
  8. Forma e informa gratis a la gente sobre lo que haces. Que no te de miedo regalar parte de tu trabajo, la idea es crear confianza, que cuando quieran más, sepan que tu lo puedes ofrecer.
  9. Lanza acciones de mail marketing, yo lo hago con Mailchimp y Mailerlite, dos buenas herramientas que te ayudarán a estar en contacto con tus clientes.
  10. Si no te ha gustado ninguna de las anteriores, puedes pedir ayuda, hay mucha gente que podrá ayudarte. Yo le he dedicado tiempo a mucha gente ‘gratis’ y otras veces cobrando, por darle una visión diferente a la que ellos tienen. Créeme, funciona!

¿Te ha gustado la lista de 10 acciones? Seguro que no está completa, pero la dejo abierta para que con dos palabras la completes y entre todos la hagamos mas útil. Coméntalo y consigue aumentar las ventas tuyas y las de los demás ;)